Три файла должны рассказывать одну историю. Договор описывает договорённости, счёт помогает провести оплату, акт фиксирует приёмку результата. Когда документы создают независимо, в одном легко остаётся старая цена, а в другом — имя прошлого заказчика.
Сначала определите сделку
Запишите стороны, задачу, результат, стоимость и сроки. Это ваша основная версия данных. Если заказчик меняет юридическое лицо или состав работы, проверьте весь комплект, а не только последний открытый файл.
Разделяйте цену и платёж
Цена договора и сумма счёта могут отличаться, например при авансе. Это не ошибка, если назначение и условия объясняют разницу. Акт также может закрывать этап, а не весь проект.
Проверьте совпадения
- Одинаковые наименования и ИНН сторон.
- Одна и та же версия предмета сделки.
- Понятные ссылки на договор и этап.
- Согласованный подход к НДС.
- Даты, соответствующие реальному ходу работы.
Отдельно сверьте контакт исполнителя и лицо, которое согласует результат. Получатель письма не всегда тот, кто подписывает документы.
Ведите статусы, а не просто папку
Для договора полезен статус «согласован», для счёта — «оплачен», для акта — «подписан». Наличие трёх PDF само по себе не означает, что сделка закрыта. В простом реестре достаточно названия проекта, суммы, статусов и ссылки на папку.
Что даёт конструктор
«Все документы» позволяет заполнить общие сведения для комплекта один раз. Перед отправкой всё равно проверьте конкретные условия и итоговый предпросмотр. Один комплект расходует одну из трёх бесплатных попыток после входа; он не требует три отдельных попытки.