Вопрос «в каком формате отправить» зависит от следующего действия клиента. Ему нужно поправить формулировку, посмотреть оформление или передать файл бухгалтеру? Один формат не обязан одинаково хорошо решать все три задачи.
Word — когда текст ещё меняется
Редактируемый файл удобен для согласования условий и внесения правок. Укажите, какую версию отправляете и кто собирает изменения. Если каждый участник правит свою копию, сначала договоритесь, как объединять предложения.
Не считайте файл финальным только потому, что в его названии есть это слово. Важнее общий процесс согласования.
PDF — когда нужно показать готовую версию
PDF удобен для передачи фиксированного оформления и просмотра. В Word доступен экспорт в PDF; перед отправкой стоит открыть получившийся файл отдельно и проверить страницы. Экспорт не освобождает от проверки переносов, таблиц и шрифтов.
Иногда нужны оба файла
Согласуйте способ подписания отдельно. Расширение .pdf и изображение подписи сами по себе не определяют юридический статус документа.
Что учитывать в «Все документы»
В сервисе PDF может использовать выразительные оформления. Word сохраняет текст в базовом виде для редактирования. Макет с пометкой «Только PDF» не обещает тот же дизайн в DOCX. Если клиенту важно самостоятельно менять сложную вёрстку, обсудите это до выбора оформления.
Последняя проверка
- Текст читается и выделяется.
- Все страницы на месте.
- Контакты и реквизиты не обрезаны.
- Ссылка ведёт к актуальному файлу.
- Получатель понимает, нужна ли от него правка, подпись или просто ознакомление.