Порядок в документах начинается не с новой программы, а с соглашения о названиях. Если каждый файл можно найти по клиенту, проекту и статусу, небольшая команда уже экономит время на поиске и пересылках.
Выберите одну структуру
Для начала подойдёт папка клиента, внутри — папки проектов, затем разделы договорённостей, оплаты, результата и приёмки. Не создавайте десять уровней вложенности ради идеальной схемы. Структура должна помогать в ежедневной работе.
Разделите дату, версию и статус
Дата помогает сортировать, номер версии — отслеживать изменения, статус — понять, что можно отправлять. Не используйте слово «подписан» для документа, который только ушёл на согласование.
Заведите короткий реестр
Достаточно таблицы с клиентом, проектом, суммой, сроком оплаты, статусом акта и ссылкой на папку. Не копируйте туда все персональные и банковские данные, если они уже есть в документах и не нужны для обзора.
Разведите рабочие копии и архив
В рабочей папке держите актуальное, а завершённые версии переносите в архив. Сроки хранения определяйте по виду документов и обязанностям вашего бизнеса с бухгалтером: универсальное правило «через год всё удалить» не подходит.
Проверьте восстановление
Резервная копия полезна, когда её можно открыть. Периодически восстановите один несложный проект в отдельную папку и проверьте состав. Облачная синхронизация и независимая резервная копия решают разные задачи: случайное удаление может синхронизироваться тоже.
Для документов из «Все документы» сохраняйте собственные PDF и Word. Доступ в сервисе удобен для повторной работы, а локальный архив помогает не зависеть от конкретного аккаунта или устройства.