Путаница начинается со слова «документы». Заказчик может иметь в виду реквизиты для оплаты, подтверждение выполненной работы или чек НПД. Прежде чем готовить файл, спросите, какую именно задачу он должен решить.
Счёт помогает оплатить
В нём удобно собрать получателя, банковские реквизиты, описание услуги и сумму. Счёт часто нужен бухгалтерии для внутреннего согласования платежа. Отправленный счёт ещё не означает, что деньги поступили.
Акт относится к результату
В акте описывают выполненную работу и её приёмку. Он отвечает на вопросы «что сделано» и «за какой период», а не заменяет банковскую выписку. Порядок оформления и подписания сопоставляйте с договором и требованиями к вашей операции.
Чек относится к доходу
Плательщик НПД формирует чек по доходу через «Мой налог» или поддерживаемый сервис и передаёт его покупателю. Для компании в чеке важны корректные данные заказчика. Счёт и акт из обычного конструктора не являются чеком НПД.
Пример с презентацией
Последовательность приёмки и окончательной оплаты зависит от условий сделки. Не превращайте пример в универсальный юридический сценарий для любой услуги.
Как не терять документы
Сделайте одну папку проекта и три понятных статуса: деньги ожидаются, результат согласуется, документы переданы. Для каждого поступления сохраняйте связанный чек. Если заказчик просит «закрывающие», уточните список и адрес получателя: у менеджера и бухгалтера представления об этом слове могут отличаться.