Самозанятому написал менеджер компании: «Без счёта бухгалтерия не оплачивает». Это не означает, что нужно срочно становиться бухгалтером. Сначала уточните данные плательщика и его внутренний порядок оплаты, затем подготовьте понятный документ.
Узнайте, кто будет плательщиком
Попросите полное наименование и ИНН компании, карточку реквизитов и номер договора, если он уже заключён. Уточните, нужен ли отдельный счёт на аванс и какую формулировку услуги ожидает бухгалтерия. Обещание менеджера «оплатим сегодня» ещё не сообщает дату платёжного дня компании.
Опишите услугу и получателя
Укажите свои ФИО, ИНН, банковские реквизиты и понятное название работы. Если вы также зарегистрированы как ИП, используйте корректное наименование своего статуса. Не подставляйте вымышленные регистрационные номера в обязательные поля чужого шаблона.
Не путайте счёт с чеком
Счёт содержит просьбу и данные для оплаты. Чек НПД формируется по полученному доходу в «Моём налоге» или через поддерживаемый сервис. Красивый PDF из конструктора не заменяет этот чек. Его нужно передать заказчику в установленном порядке.
До отправки проверьте четыре вещи
- Деньги направляются на ваши актуальные реквизиты.
- Заказчиком указано нужное юридическое лицо.
- Цена и аванс совпадают с договорённостью.
- Услуга описана одинаково в связанных документах.
После оплаты завершите процесс
Проверьте фактическое поступление, сформируйте чек и отправьте его тому, кто собирает документы. Если договор предусматривает акт, подготовьте его по согласованному результату. Храните счёт, чек и переписку рядом: так легче ответить бухгалтерии, когда она вернётся с вопросом через несколько месяцев.